法人の運営に使っていて便利だったサービスたち
僕は法人登記した時はまるっきり素人だった (普通) し、前職で事務所管理はやっていたものの、バックオフィスに投げるまでの管理と、事務所契約時の契約対応くらいなので、運営業務自体はまったく知らなかった。
幸運な事に、近場に経営や法人運営を教えてくれる人がいて、(僕に経営や運営を教える事を) 仕事としてお願いする事でなんとか今までやってきた。
その中で使ってきた WEB サービスを書いておこうと思う。
経理
会計といえば、みんな大好きマネーフォワードの MF クラウド会計。
最初 freee を使うつもりだったんだけど、それなりに会計を理解したいなら MF 会計の方がいいと言われ、こちらを使う事にした。 また、理由は他にもあり、こちらは依頼予定の税理士が対応しているという点もあった。
正直、どちらじゃないと駄目という事は無いと思う (freee は全然使ってないから適当な事は言えないけど) し、基本的には税理士と相談して決めると良いと思う。 ただ、どっちも使えないという感じだったら、税理士を変えた方が良かったりもするかも知れない。 基本的に会計データをオンラインでやりとりできないと結構面倒そうだった。
法務
法務とだいそれた事を銘打ったけど、やった事は契約締結周り。 クラウドサインというサービスを教えて貰って使っていた。
PDF の上に電子サインを設定して、サインを行なう事で締結が出来る。 また、電子契約にする事で印紙税が発生しない (現時点で) という話だった。
これに関しては、クラウドサインを受けいれてくれる相手にしか使えないため、 事前にクラウドサインが許容できるのか、取引先の方針を確認しておく必要がある。
月毎の契約数が少ない場合、無料分で問題なくこと足りる。
労務
労務関係は SmartHR が良く出来ていて助かった。 人を雇う事があり、色々な手続きや、年末調整など分からない事だらけでもガイドラインがあるため、 教えて貰いながらでもなんとか進められた。
請求
結構面倒なのが、 請求書対応。 僕は最初から MF 会計を使っていたけど、途中まで請求書発行は Misoca を使っていた。 けど、Misoca が途中で弥生会計とくっつく事になり、 請求書の発行など料金体系が変わったため、MF クラウド請求書に移行した。
請求書の発行はテンプレートを探したり印刷して送付するのが最大の手間だったんだけど、 請求書発行サービスを使えば 請求書の作成から送付まで全部オンライン上で完結するので非常にありがたかった。
自分で対応して分かったのは、この印刷して送付という対応が非常にコストが高い作業で、これを PDF 作成から書類送付までやってくれるというのは本当に使う価値がある (ただし、物理書類送付はチケット購入制)。 もちろん、MF 会計とも連動しているので関連データを吸い上げてくれる。
ドキュメント管理
会社で作成した書類 (全ての書類) は、スキャンして Google Drive に UP して管理するようにしている。 紙の書類も残すけどファイルに入れたあと、なるべく引っ張りだしたくないため、Drive 上で検索してでてくるようにする。
また、税理士とは様々な書類のやりとりをするので、税理士への共有用フォルダを作成し管理しておくと不足している書類などが直ぐに分かって良かった。
また、検索する際に「いつ」作成した書類かを元に探す事を考慮して、日付や書類の性質、書類タイトル (国関係だと全て届の名前がある) を書いたり、契約書類なら、相手先、自社名、契約種別名 (契約まで入れておくと良いかも) などやっておくと便利だった。
結論
小規模の会社なら上記サービスで十分まかなえるかなという感じがあった。 ただ、知識が無いとどうしようもない対応などもあるので、ちゃんと専門家に相談できる体制を用意しておくのは必須かなと思う。 変にコスト削減とかやってしまうと色々良くない事になるので (脱税するつもりなくても計算間違いで結果的にそうなるというケースなどは多々ある)。
多分、これからはこの手のサービスを使って内部労力を削減しつつ、そのサービスが分かる専門家を付ける動きになっていくんだろうなと思った。
